Wie betreiben Aussteller professionelles Übernachtungsmanagement?

Messezeiten sind für die Hotellerie vergleichbar mit der Hochsaison im Urlaubssektor. Bei Großveranstaltungen übersteigt die Nachfrage nach Betten in der jeweiligen Region eindeutig das Angebot. Beachten Aussteller bei ihren Buchungen ein paar Dinge, können sie ihre Effizienz steigern, sich entlasten, Geld einsparen – und sogar den Messeerfolg erhöhen.

Präferenzen festlegen
Drei Kriterien haben großen Einfluss auf das Übernachtungsbudget und auch auf das Wohlbefinden des Messepersonals: der Standard des Hotels, die Lage der Unterkunft und der Zeitpunkt der Buchung. Bei gleicher Entfernung zur Messe ist ein Zweisternehotel natürlich günstiger als eine Viersterneherberge. Allerdings kann sich ein wenig einladendes Hotel negativ auf die Motivation der Messemitarbeiter auswirken. Umgekehrt fördert ein angenehm empfundenes Haus die Stimmung und das wirkt sich tendenziell positiv auf die Gespräche am Stand aus. Als Kompromiss könnte der Aussteller auf höherwertige Übernachtungsmöglichkeiten ausweichen, die weiter entfernt liegen und vergleichsweise weniger kosten. Dann sollte aber eine gute Verkehrsverbindung gewährleistet sein. Gibt es keine adäquate Bahnanbindung, muss das ausstellende Unternehmen selbst für Abhilfe sorgen. Dies kann via Pkw geschehen oder mit einem gemieteten Shuttle. Die einfache Fahrt mit dem Kleinbus – beispielsweise bei einer Entfernung von cirka 70 Kilometern – kostet pro Tag zwischen 140 und 250 Euro. Der Preis variiert auch deshalb, weil solche Kleinbusse mit rund acht Plätzen bei Großmessen ebenfalls sehr stark nachgefragt sind.

Frühzeitig buchen
Nehmen wir die weltgrößte Baumaschinenmesse in München: Die nächste Bauma findet erst wieder 2019 statt. Als Hotelvermittlungs-Dienstleister für die Aussteller befindet sich unser Unternehmen TEST schon längst in der Planung. Wir verhandeln die Konditionen mit Hotels und kaufen frühzeitig passende Kontingente ein. Mit jedem Tag, an dem die Messe näher rückt, wird der Aussteller stärker vom entstehenden Engpass betroffen sein. Die Folge: Je später er bucht, desto mehr wird er hinterher berappen müssen. Bei Großmessen fährt der Aussteller einigermaßen flexibel, wenn er Kontingente reserviert, die bis zu einem Stichtag zurückgegeben werden können. So kann er sparen, jedoch wird es schwierig, etwaige „Nachkömmlinge“ unterzubringen. Mitunter besteht auch die Möglichkeit, über die Anzahl der Nächte zu verhandeln; oft werden die Zimmer nämlich nur für die gesamte Messedauer vermietet. Denkbar wären ebenso „Mischkalkulationen“, die einem ausstellenden Unternehmen günstige Preise für die Auf- und Abbautage einräumen.

Vertragstreu sein
Natürlich müssen gebuchte Kontingente hinterher auch tatsächlich genutzt werden, da sonst das betreffende Hotel einen wirtschaftlichen Einbruch erleiden würde. Weil diese Zuverlässigkeit nicht immer gegeben ist, sichern sich die Hotels meist durch Vorauszahlungen ab. Durch die Zusammenarbeit mit einem  Unternehmen wie TEST erhält sich der Aussteller auch bei festen Buchungen eine gewisse Flexibilität: Aufgrund unserer Zusammenarbeit mit zahlreichen ausstellenden Unternehmen können nicht benötigte Zimmer an andere Firmen weitergeben werden.

Teilnehmermanagement nutzen
Wichtig ist Transparenz, damit bei Ausstellern kostspielige „Doppelbuchungen“ vermieden werden. Das geschieht beispielsweise, wenn einzelne Personen nicht die gesamte Messedauer vor Ort sind. Wenn sie aber die freiwerdenden Zimmer mangels interner Abstimmungen nicht weitermelden, werden möglicherweise unnötig zusätzliche Zimmer in Anspruch genommen. Für mehr Effizienz auf diesem Feld bieten wir bei TEST zwei Optionen für das Teilnehmermanagement an. Einerseits handelt es sich um eine Serviceleistung: Eine eigene Abteilung nimmt Ausstellern die aufwändige Kommunikation mit den Hotels ab. Die zweite Option ist die Nutzung einer softwaregestützten Plattform, die Kunden mit großen Zimmervolumina in Anspruch nehmen. Bei dieser Plattform wird der Buchungsverantwortliche nahezu komplett entlastet. Standmitarbeiter können sich selbst einloggen, buchen, Änderungen vornehmen oder stornieren. Jede damit verbundene E-Mail fällt weg, gleichzeitig hat der Aussteller durch das Reporting einen Echtzeitüberblick. Aufgrund der Vereinfachung des Übernachtungsmanagements erfreut sich die Online-Plattform bei Großausstellern sehr großer Beliebtheit – und wird bei unseren Kundenbefragungen zu fast 100 Prozent mit „sehr gut“ bewertet.